Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird… Teil 2/2

4431477531_33844833bc_b

Originally published at www.ibutler.me on December 28, 2014.

Im ersten Teil “Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird..(Klick)” ging es um den „Alten Workflow“ sowie das Pro & Contra dieses Selbstversuches. Am Ende sprach ich von Vorbereitungen die wir erledigen können bis die neue Hardware geliefert wird. Stichwort: Haufen Prinzip. In diesem Artikel geht es nun um die nächsten Schritte für euer Papierloses Büro.

Speichern lieber in der Cloud oder Lokal ? 

Es gibt viele Diskussionen über das Thema Cloud und Datensicherheit gar keine Frage. Am Ende muss jeder für sich persönlich entscheiden WEM und vor allem WIE er seine Privaten Daten anvertraut. Ich persönlich habe mich für folgende „Synergie“ entschieden:

Evernote

– Einfach zu Bedienen nach kurzer Eingewöhnungszeit
– Ist für alle Endgeräte verfügbar (Native- oder WebApp)
– Kommt mit allen für mich wichtigen Datenformaten klar, bsp. .pdf .doc .xlx etc.
– Synchronisiert (zumindest bei mir) sehr schnell
– Gutes Preisleistungsverhältnis von Kostenlos 0 € über Premium 5 € bis Business 10 €)
(Ich nutze Evernote – Business mit 4 GB Datentransfer Privat im Monat (Klick) und meine Ehefrau Evernote Freemit 1 GB Datentransfer)
– Funktioniert gut mi Synology, Dropbox uvw.

Synology DS214+ NAS

– Dient als „haptisches“ lokales Backup aller Daten.
– Unser gemeinsames Arbeitstier im Büro
– Funktioniert gut mit Evernote, Dropbox usw.

Dropbox:

– Vertraue ich NICHT meine persönliche oder Kundenspezifische Dokumente an.
(z.B. Rentenbescheid, Kontoauszüge usw.)

– Dient nur als Zwischenlager für das dezentrale Arbeiten an Kundenprojekten
(Webdateien, Grafiken usw.)

– Funktioniert gut mit Evernote und unserer Synology DS214+

Wie ihr merkt habe ich mich bewusst gegen Dropbox, Box, Google Drive oder iCloud für alle persönlichen oder Kundenspezifischen Dokumente entschieden.

 

Warum ich Evernote nutze ?

Ganz einfach. Mir gefallen die 3 wichtigsten Datenschutzregeln sehr gut:

Ihre Daten gehören Ihnen

Ihre Daten sind geschützt

Ihre Daten sind mobil

Besonders unter Punkt 2 gefällt mir:

Alles, was du an Evernote schickst, wird standardmäßig als privat behandelt. Wir sind keine „Big Data“-Firma und versuchen auch nicht, mit deinen Inhalten Geld zu verdienen.

Quelle: https://evernote.com/intl/de/legal/data-protection.php

Das meine Daten natürlich gescannt werden damit ich die grandiose Suchfunktion nutzen kann und Evernote so funktioniert wie es soll ist logisch und stört mich nicht.

 

Ding, Dong… der Bote bringt eure neue Hardware

Falls ihr euch für eine meiner Empfehlungen entschieden habt, sollte euer ScanSnap und Paginierer nun bereits eingetroffen sein.

Ich möchte in diesem Artikel nicht näher auf das aufstellen und einstellen des ScanSnap eingehen, jedoch habe ich hier meine Einstellungen für euch:

einseitig
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF – in durchsuchbare PDF konvertieren
 (macht Evernote)
Speicherort: Evernote -> .Inbox
Anwendung: Evernote
Scanmodus: 600dpi

zweiseitig
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Duplex Scan (droppelseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF – in durchsuchbare PDF konvertieren
 (Macht Evernote)
Speicherort: Evernote -> .Inbox
Anwendung: Evernote
Scanmodus: 600dpi

Einzel- einseitig
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: PDF – in durchsuchbare PDF konvertieren
 (Macht Evernote
Speicherort: Evernote -> .Inbox
Anwendung: Evernote
Scanmodus: 600dpi

Fotos
Farbe: automatisch erkennen
Scan-Seite: Simplex Scan (einseitig)
Papiergröße: automatisch erkennen
Dateiart: JPEG
Speicherort: Dropbox -> Inbox Bilder
Anwendung: keine
Scanmodus: Hervorragend 1200dpi

Ich verwende zu 90% das Profil einseitig. Denn dabei wird automatisch erkannt ob es mehrere Blätter sind. So werden z.B. 5 einzelne Seiten in einer .pdf abgespeichert. Zudem sind bei vielen Dokumenten die Rückseiten nicht nötig zu archivieren.

Sollte ich allerdings mal 12 verschiedene Dokumente wie einzelne Rechnungen haben, lege ich trotzdem alle zusammen in meinen ScanSnap und wähle anschließend das Profil Einzel – einseitig. Dann erhält jedes Dokument eine eigene .pdf.

Für alles was zweiseitig wichtigen Inhalt hat (z.B. Steuerbescheid) verwende ich das Profil zweiseitig. Alte Fotos von früher die noch nicht im digitalen Zeitalter geschossen wurden, habe ich mal angefangen mit dem Profil Foto zu digitalisieren. Ihr könnt natürlich alle Scanprofile euren Bedürfnissen entsprechend anpassen.

 

Die neue „Alte“ Ordnung

Nachdem Ihr eure 3 Haufen fertig habt, sind natürlich einige Ordner übrig. Diese waren alle sicherlich schön nach der eigenen Logik beschriftet. So ähnlich würde ich auch starten um “virtuelle Ordner” anzulegen. Hier mal ein Beispiel wie ich mich Privat organisiert habe. (Notizbücher & Stapel)

Evernote Grundsortierung

 

 

Nun fragt ihr euch sicher: „Warum die Zahlen ?“ Es ist ganz einfach, natürlich könnte ich auch alles „vertaggen“ aber ich habe in diesem Model nicht 1 tag gesetzt. Dazu später mehr. Natürlich gibt es auch eine weitere Aufteilung. Die kann natürlich beliebig nach euren Bedürfnissen angepasst werden:

Evernote 020 Sortierung

 

Weil Evernote keine gleichnamigen Notizbücher/Stapel erlaubt, benutze ich auch vor den Notizbüchern die (Stapel)Zahlen. Da es sich z.B. bei 010 um Arbeit Ehefrau und 020 Arbeit Ehemann handelt, wir aber den gleichen Aufbau haben.

 

Genereller Posteingang – Workflow (wenn eure 3 Haufen endlich weg sind)

Ich habe im Büro sowie im HomeOffice eine Papierablage in ScanSnap nähe. Wenn Post reinkommt, wird diese geöffnet und ich entscheide mich lediglich für folgendes:

- Wegwerfen => Ja
(Infopost, Broschüren etc landen im Papierkorb)

Wegwerfen => Nein
(Scheint wichtig zu sein also kommt es in die Scanablage)

Die Reihenfolge der Ablage ist chaotisch und nicht relevant für mich, nach dem Scannen sortiere ich ja alles digital ein.

1 x mal die Woche widme ich mich dann für 15 min. der Eingangspost. Sie wird dann gescannt und standardmäßig in Evernote => .Inbox einsortiert. Dies könnt ihr natürlich automatisieren (Ein Fan davon ist z.B. unser Evernote – iButler Enrico Nahler (Klick). Aber das aufkommen ist (nach den 3 Haufen) nicht so groß, das ich alles selber einsortieren kann wie ich es für richtig halte.

Was wichtig ist und im Original verbleiben muss, also ein sogenanntes Evergreen-Dokument bekommt einen Stempelaufdruck (weiter unten mehr dazu), alles andere wird dem Aktenvernichter zugeführt.

 

Der „neue“ Workflow – OHNE Stempel

Wenn ich eine Rechnung erhalte, dann scanne ich diese einfach ein und vernichte das Original anschließend. Die .pdf Notiz in Evernote erhält eine Erinnerung für nach 2 Jahren löschen, so bleibt das Notizbuch auch immer frisch.

Hier ein Beispiel:

Evernote Detail RE

 

MOMENT – ein Orginal wegwerfen … ?

Ja genau :) Nun können wir lang und Breit darüber diskutieren. Ich erzähle euch aber lieber was meine persönliche Erfahrung dazu ist. Denn ich konnte bis dato alles was in der Garantiezeit „defekt war“ reparieren lassen und alles was zu viel war wieder mit einer digitalen Rechnung ohne Papierbeleg umtauschen.

Es ist doch ganz simpel, egal ob IKEA, Toom, Aldi usw. Die benötigen das Papier mit ggf. Strichcode zum einscannen und später zum ablegen für die eigenen Unterlagen. Dies ist auch völlig in Ordnung. Dem stehe ich in keiner Weise im Weg im Gegenteil, ich mache es nur spannend für das Personal an der Kasse.

Bsp. Toom:

Die Dame am Infostand war etwas überfordert, aber ihr freundlicher Vorgesetzter war neugierig und half mir gerne beim Umtausch.

– Er scannte den Strichcode am iPhone ein und drucke für sich mit dem Umtauschbon auch gleich eine Kopie von meinem Einkaufsbeleg aus.
– Auf dem digitalen Beleg sind ja wie im Papier alle wichtigen Nummern gedruckt, so kann man auch die Zahlen unterm Strichcode eingeben und findet den Vorgang im jeweiligen System bei Toom, Aldi, Mediamarkt etc.
– Also kein Problem :)

Natürlich kann euch auch jemand nicht helfen wollen, aber mit Freundlichkeit und Respekt kommt ihr auch bis zum Vorgesetzten oder Geschäftsführer kommen, diese können euch sicher weiterhelfen. So könnte der eigentliche Vorgang für euch auch eine Minute länger dauern als mit dem Papierbeleg. Ihr könnt die Papierrechnungen natürlich trotzdem aufbewahren, aber ich finde dann bräuchte ich auch nichts digitalisieren (für mich), wenn ich wieder ALLES aufbewahren muss.

 

Der „neue“ Workflow – MIT Stempel (oder Kugelschreiber)

Oha ein wichtiges Dokument ist eingetroffen. Als Beispiel nehme ich meinen eigenen Rentenbescheid. Es handelt es sich um ein sogn. Evergreen – Dokument, so etwas sollte man immer aufbewahren.

Mit dem Paginierer / Nummeroteur / Kontierungsstempel erhält der Bescheid nun eine gestempelte fortlaufende (Jahres)Nummer von mir: 14 024

Also das 024 Dokument was ich 2014 eingescannt und dementsprechend abgeheftet habe. Der Vorteil gegenüber dem Kugelschreiber ist, das dieser Stempel eindeutig von Evernote (OCR) als Nummer erkannt wird und ich nicht immer nachschauen muss, was denn noch die letzte Nummer war, bzw. wenn ich mal eine Datei nicht richtig benannt habe. Wenn Ihr nun einen Ordner für bsp 2014-2015 habt kommt der Rentenbescheid da rein.

Dabei ist es egal ob er zwischen einem Gehaltsnachweis und dem Fahrzeugbrief liegt. Ihr findet Ihn bei Bedarf sicher wieder, weiter unten erfahrt ihr wieso. Glaubt mir :)

Wichtig ist, das diese Nummer auch im eindeutigen Dateinamen als Prefix oder Suffix benutzt wird. Schreibt ihr z.B. mit einem Kugelschreiber die Nummer. Dann kann ggf. Evernote das nicht per OCR einlesen und ihr findet ggf. nicht was ihr sucht.

Hier meine Dateinamenvorlage: (jahr) (fortl.nummer) WichtigesDokumentName.pdf

Ein Beispiel:

Evernote Detail Stempel

 

Und hier nochmal eine kurze Erklärung warum die (20)14 bei mir vorne steht:

Evernote Stempel Detail

 

Die (Evernote) – Suche: 

Nehmen wir mal an ihr seid mit euren 3 Haufen fertig (Applaus !) und sucht nun etwas wichtiges im Original. Ich suche jetzt zum Beispiel nach einer Meldung zur Sozialversicherung.

Die Stärken von Evernote:

– serverseitige OCR-Erkennung
– Suche innerhalb eines Dokumentes

Und meine eindeutige Dateinamensbenenung, wird bei mir folgendes angezeigt:

Evernote Suche

 

Voila, ich nehme den Ordner 2014-15 und schaue nach Dokument 14 053. Wenn ihr alles richtig benannt und ordentlich nach Zahlenfolge abgeheftet hat sollte dabei nichts schief gehen.

 

Der alter Workflow wäre 

– Ins Büro oder HomeOffice laufen
– Ordner Versicherungen
– Blättern, blättern und hoffen das alles nach Jahren eingeheftet wurde.

Dauer: Bäähhhh….

 

Zeitersparnis JA / NEIN ?

Definitiv JA, denn die ist ungemein. So brauche ich nicht ein mal 1 Minute um ein Dokument zu finden. Vorausgesetzt ist natürlich, ich habe auch die Dateinamen richtig benannt. Falls das bei der Automatisierung mal schief geht und dort nicht 14 001 Erstes Dokument.pdf steht sondern 25.12.14.14.00.11.pdf dann hilft  Evernote (Im Gegensatz zu Windows, Dropbox etc.) auch mit der (im Dokument) Suche sicher erfolgreich weiter.

 

Warum ich keine „tags“ vergebe

Es gibt wie immer im Leben für alles ein „für und wieder“. Ich habe mich ganz bewusst gegen das „tagging“ entschieden, da ich mein Papierloses Büro auch mit meiner bezaubernden Ehefrau nutze.

Sie beschäftigt sich nicht so gerne mit solchen Dingen, ist zwar mehr als technisch versiert, aber ich wollte meiner Frau keinen „Evernote – Kurs“ geben.

Wenn mir mal etwas zustößt und Sie benötigt nun wichtige Dokumente, dann braucht Sie nur Evernote (egal welches Endgerät) öffnen und sieht bei sich in Evernote – Free folgendes:

Evernote Ehefrau

 

 

Nun ist es egal ob Sie die Suche benutzt oder nicht, wenn Sie etwas für die Krankenkasse braucht wird Sie der Logik nach auf 090 Versicherung klicken und das benötigte Dokument schon finden. Dauert ggf etwas länger, aber je nach Situation ist dann auch alles nicht mehr so einfach. Und natürlich habe ich meiner Frau das System erklärt.

Versteht mich nicht falsch, ich versuche meine Frau nicht zu bevormunden. Im Gegenteil, denn ich mache es so einfach wie nur irgend möglich. Es kann ja auch mal sein (so Gott will nie) das meiner Frau und mir gemeinsam was passiert. Jetzt muss unsere Familie & Paten alles regeln, dazu müssen natürlich auch wichtige Dokumente wiedergefunden werden.

Also denkt bitte bei der Logik nicht nur an Euch sondern auch an eure Partner, Kinder & Familie.

 

Fazit:

Es war mit meinen 3 Haufen eine Mordsarbeit zum Start. Aber ich bereue es keine Minute. So konnte ich schon alteingesessene Familienmitglieder überzeugen, langsam umzusteigen. Vielleicht konnte ich euch mit diesem Artikel bei eurem Weg ins Papierlose Büro weiterhelfen, aber mich interessiert brennend welche Meinung Ihr zu diesem Thema habt ?

Titelbild Photo Credit: yto via Compfight cc

Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird… Teil 1/2

443918201_845e933521_b

Originally published at www.ibutler.me on December 27, 2014.

Der Weihnachtsstress ist vorbei und ich hoffe Ihr konntet das Fest der Liebe auch im Kreise der Familie genießen, wurdet reichlich beschenkt und könnt endlich etwas ausspannen. Nun möchten ich euch, als kleines, nachträgliches Präsent eine kurze 2-teilige Artikeserie zum Thema “Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird…” präsentieren.

Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar. Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist diese Artikelserie deine universell einsetzbare Verfeinerung der Suppe.

Ich habe mit meinem Team von iButler.me auch lange nach vielen Anleitungen und Erfahrungsberichten im Netz experimentiert bis ich endlich eine schnelle, übersichtliche, zuverlässige und vorallem rechtstechnisch sichere Lösung gefunden habe. In diesem Artikel möchte ich Euch nun von meiner Privaten HomeOffice Lösung zum Papierlosen Büro berichten. Natürlich auch welche Hard- und Software ich dafür benutze.

Der alte Workflow
115259537_0694acb217_o

Photo Credit: Anjadora via Compfight cc

 

Wie in vielen Haushalten üblich, hatten ich im Büro und Privat eine gefühlte Armada von mindestens 15, ordentlich nach Jahren und Kategorien (1 Ordner Haus, 1 Ordner Frau, 1 Ordner Kind usw.) sortierten  A4 Ordnern im Regal stehen.

Diese waren natürlich schön mit beschrifteten Trennblättern versehen. So wie man es kennt. Darin war  alles was ich damals für “wichtig” erachtet habe. Ob das auch gut war ? Tja… Ich war selbst überrascht vom Ergebnis aber dazu später mehr.

Der alte Suchlauf:

Ist im Unternehmen wie im Privatenbereich eigentlich gleich. Trotzdem ein kurzes Beispiel:

Meine Frau benötigt von unserem Sohn die Taufbescheinigung für den Kindergarten. Also ab ins HomeOffice:

1. Ordner Kind

2. Reiter / Trennblatt Kirche

3. Solange Blättern bist die Taufbescheinigung auftaucht.

Dauer: ca. 5-10 min.

 

Eigentlich kein Problem. Aber das unter Zeitdruck und vielleicht im Stress. Mhmmm… nicht schön, aber immerhin machbar, habe ich ja früher Jahrelang so gemacht.

Doch was mich immer etwas zum nachdenken gebracht hat war folgendes:

Ich mache den Papierkram und weiss (meistens) genau wo ich es abhefte. Meine Frau natürlich nicht, was passiert also wenn ich im Krankenhaus liege ? Zwar habe ich im Ordner Rechnungen 2012-14 alle wichtigen Rechnungen für Garantien drin, aber geht mein Fernseher kaputt dann muss ich mich durch viel Papier blättern bis ich die richtige gefunden habe.

Also habe ich für mich und wir im iButler.me – Team mal nachgedacht denn am “alten Workflow” stört.

 

Die Faktoren:

Wir kamen auf folgende Störfaktoren:

1. Ordnung

Nicht jeder weiss automatisch mit welcher Logik was und vorallem wo es abgelegt wird. Bsp. Suche ich nun den Renteninformationsbescheid von meiner Frau im Ordner Versicherungen oder im Ordner Frau ? Dies gilt natülrich

2. Zeit

Suchen kostet Zeit. Egal wie sauber und ordentlich alles abgeheftet ist. Meistens war das was ich gesucht habe inmitten von 30 Papieren. Und nicht genau oben drauf oder am Ende. Privat nur ärgerlich, beruflich auf das Jahr gerechnet ein beachtlicher Kostenfaktor an Arbeitszeit/Gewinn .

3. Lagerung

Egal ob gewerblich oder privat Ordner sind groß und sperrig. Die müssen irgendwo im Regal oder in Kisten (Archiv) untergebracht werden. Im Büro natürlich in greifbarer Nähe und Privat ganz oft im Keller, auf dem Dachboden, im HomeOffice oder sonst wo. Das verbraucht verdammt viel Platz mit den Jahren.

4. Kosten

Es gibt A4 Ordner von 1 € bis 5 € je nach gewünschter Qualität. Wer am Tag gefühlte 20mal an einen Ordner muss (bsp. Steuerberater) der schätzt die Marke Leitz. Haben wir auch im Büro und so oft mussten wir nicht an die Ordner. Privat tut es auch der 1,99€ Ordner von Aldi. Hört sich im ersten Moment nicht viel an, aber dazu kommen noch Blatttrenner, Register etc. Kostet alles nicht die Welt in der Summe allerdings, finde ich das doch viel. (Habe mal zusammengerechnet, was ich an leeren Ordnern verschenkt und entsorgt habe *schlecht wurd es mir)

5. Unvorhergesehene Ereignisse

Büro- oder Wohnungsbrand. Alles ist verloren, Evergreen Dokumente, jede Urkunde, Fotos, Wertsachen eine ganze Existenz ausgelöscht. Aber das wichtigste, auch wenn es nur ein Beispiel ist, niemand wurde verletzt oder getötet. Was ich damit meine ? Abgesehen von so einem schrecklichen Ereignis für Leib und Leben, fehlenden dir alle wichtigen Sachen um in unserer Gesellschaft später mal etwas nachzuweisen. Von Bescheiden, Urkunden, besondere Wertsachen auf Papier  usw. alles verbrannt.

Natürlich ist eine Kopie egal ob auf Papier oder Digital nur eine Kopie wenn sie nicht gerade mit einem Stempel vom Notar als beglaubigt versehen wurde, aber du hast etwas in der Hand womit du arbeiten kannst.

 

Die Grundfrage:

Da wir nun die Störfaktoren herausgearbeitet haben, haben wir uns vor dem Wechsel noch folgende Frage im Team gestellt:

„Macht es den Alltag für uns einfacher wenn wir auf das Papierlose Büro (Privat und Geschäftlich) umsteigen ?“

Pro

– Schonend für die Umwelt
– Auf jedem Endgerät digital verfügbar
– Keiner muss im Büro sein um an wichtige Dokumente zu kommen
– Wichtige Dokumente können digital sicher an Empfänger versendet werden
– Weniger Verbrauchsmaterial
– Geringe Lagerhaltungskosten
– Dokumente werden schneller gefunden als früher

Contra

– Am Anfang viel Zeit für Organisation der Dokumente & digitalen Strukturen nötig (Wir nennen es mal „Das große Ausmisten“
– Bestehende Dokumente auf Papier müssen „nach-digitalisiert“ werden. Dafür muss ggf. leistungsstarke    Hardware wie ein professioneller Scanner angeschafft werden.
– Wichtige Dokumente (Sog. Evergreen-Dokumente) die im Original nötig sind müssen “digital” & auf Papier archiviert werden.

Nachdem die Frage im Team geklärt war, haben wir uns natürlich für das „Experiment Papierloses Büro“ entschieden (sonst könnte ich ja nicht davon berichten *gg)

 

Die Hardware:

Was braucht es überhaupt um mit dem Papierlosen Büro zu starten ?

Eigentlich nur einen handelsüblichen Scanner und einen Kugelschreiber. Aber das ist verdammt zeitintensiv. (Ich bin mit einem Epson SX440W Multifunktionsdrucker gestartet) Wie wir wissen kostet in Unternehmen Zeit = Geld und als Privatperson sitze ich im Winter lieber am Kamin mit der Familie als zu warten bis der Scanner fertig ist.

So darf ich euch folgende Hardware ans Herz legen, damit ihr auch zügig ohne große Wartezeiten durchstarten könnt:

– Privatanwender sowie Klein- und Mittelständer empfehlen ich: Fujitsu ScanSnap  S1300i (Affiliate Link)
Hier ein Test zu diesem Scanner auf neuerdings.com von Frank Busch (Klick) (16.7.2012)

– Für sehr viel Papier aufkommen (z.B. Arztpraxis, Rechtsanwalt, etc.) empfehlen ich: Fujitsu ScanSnap IX500 (Affiliate Link)
Hier ein Test zu diesem Scanner auf rosenblut.de von Bernd Jäger (Klick) (20.6.2013)

– Generell nötig für die echte Papierablage, empfehlen ich einen: Reiner Paginierstempel B6 (Affiliate Link) 
Alle Rezensionen dazu findet ihr auf Amazon.de (Klick)

Natürlich müsst Ihr hiervon nichts bestellen, als Privatanwender mit wenig Papieraufkommen könnt Ihr auch einfach den Scanner von eurem Drucker (sofern vorhanden) nehmen und einen Kugelschreiber statt den Paginierer, wie eingangs erwähnt.

 

Die Vorbereitungen:

Privat:

Im privaten Bereich gibt es für mich eigentlich nur sogenannte “Evergreen-Dokumente” (ich darf Lars Bobach (Klick) dort zitieren) die ich tatsächlich im Orginal aufhebe. Solche Dokumente sind meistens Älter aber doch sehr wichtig für die Zukunft:

– Verträge
– Rentenbescheide
– Steuererklärungen
– Versicherungspolicen
– Bescheinigungen (Taufe, Sozialversicherung etc.)
– Urkunden
– Testament

Alles andere wird digitalisiert und dann entsorg wie zum Beispielt:

– Kaufbelege
– Lohnstreifen
– wichtige Briefe

Einen sehr guten Artikel zu diesem Thema ätere Dokumente hat übrigens auch Lars Bobach in seinem Blog geschrieben:

Papierloses Büro: Der richtige Umgang mit älteren Dokumente (Klick) (Lars Bobach 5.12.14)

Gewerblich:

Wir haben Rücksprache mit unserem Steuerberater und dem Finanzamt gehalten, was das Thema “Papierloses Büro” angeht. Und kamen zu folgendem Ergebnis:

Steuerberater:

Unser Steuerberater war fasziniert vom “Papierlosen Büro” und digitalen Dokumenten. So muss man sich nicht immer Akten per Post zusenden oder mit einem Korb voller Akten im Steuerbüro vorbeischauen. Natürlich hatte er am meisten bedenken zu diesem Thema. Denn es gibt ja für Unternehmen sogenannte Aufbewahrungsfristen (Kick). Was für Kontrollen durch Behörden oder Rückfragen von Kunden und Mitarbeitern ja durchaus Sinn macht. Unser Steuerberater hat uns zum Anfang geraden, bis zu ersten Steuererklärung mit dem “papierlosen Büro” parallell doch alle Dokumente aufzubewahren. Quasi als Sicherung bei Rückfragen durch das Finanzamt. Also haben wir z.b. trotz digitaler Kontoauszüge noch die Papierauszüge aufgehoben.

Finanzamt:

Es war nicht einfach einen Finanzbeamten zu finden, der die Zeit und Muße hatte sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Natürlich stellen die Behörden auch langsam alles in richtung Digital um. Aber soetwas braucht eben Zeit. Wir sind so verblieben, das wir einen “innerbetrieblichen bzw. verlässlichen Prüfpfad (Klick)” benötigen, dem ein Finanzbeamter bei einer Kontrolle. Oder das Amt bei Rückfragen nachvollziehen kann. Wir empfehlen dazu folgenden Artikel:

Innerbetrieblicher bzw. verlässlicher Prüfpfad via Fastbill.com (Klick) (vom 24.08.2012)

Die eigentliche zeitaufwenidige Arbeit beginnt:
2236132379_7c0c6ea272

Photo Credit: lejoe via Compfight cc

Was bei mir Privat sowie im Büro tatsächlich am meisten Zeit in Anspruch genommen hat; eine Vorsortierung. Man mag es kaum Glauben, aber ich habe mir Stück für Stück jeden Ordner genommen und anschliessend das Haufen Prinzip angewendet (Stichwort: Peter Ludolf)

Dabei wurde meine ganze alt bewährte Ordnung quasi echt über den Haufen geworfen. Denn ich fange von 0 an.

Es war somit egal ob auf dem Rentenbescheid der Fahrzeugbrief und danach die Rechnung von Ikea lag.

Also sortierte ich mehrere Tage nach folgendem Haufenprinzip:

Haufen 1: Evergreen Dokumente zum Aufbewahren

Haufen 2: Wichtige Dokumente zum einscannen, das Papier wird danach aber vernichtet.

Exkurs zum Thema eingescannte Belege:

Für alle Interessierten hier ein für uns wichtiger Blogeintrag von Fastbill zum Thema “eingescannte Rechnungen” Link: Urteil: Eingescannte Rechnungen und Belege vor Gericht zulässig via Fastbill.com (Klick) (vom 28.11.2013)

Haufen 3: Futter für den Aktenvernichter und Kamin

Am Ende war ich sehr überrascht nachdem Haufen 3 tatsächlich 3 Stk der 50 Liter Umzugskartons füllte. So sparte ich mir wenigstens Kaminanzünder :)

 

Abschluss der Vorbereitungen:

Nun waren die Vorbereitungen für das “Papierlose Büro” für mich eigentlich abgeschlossen. Sobald die Hardware da war könnte es losgehen.

Dazu mehr im 2 Teil dieser Artikelserie (Klick) 

Mit folgenden Schwerpunkten:

- Speichern lieber in der Cloud oder Lokal ?
– Warum ich **** nutze?
– Die neue „Alte“ Ordnung
– Genereller Posteingang – Workflow
– Der „neue“ Workflow – OHNE Stempel
– Der „neue“ Workflow – MIT Stempel
– Die (Evernote) – Suche:
– Zeitersparnis JA NEIN ?
– Warum ich keine „tags“ vergebe
– Wie geht das alles nun gewerblich ?

Titelbild Photo Credit: striatic via Compfight cc

Zwei Jahre später, ein Lebenszeichen !

picjumbo.com_IMG_4340

Der vorletzte Eintrag hier auf Nuenni.de erfolgte am 31.Dezember 2012. Also genau zwei Jahre sind vergangen. Wow… einst habe ich hier fast regelmäßig Artikel gepostet, das Design war anders und nun habe ich hier auf Nuenni.de nur noch ein Artikelarchiv.

Zwischenzeitlich ist trotzdem viel passiert. Ich bin glücklich Vater geworden und habe das Unternehmen iButler.me gegründet. Der Tag hat aber trozdem nur 24 Stunden und wie ihr merkt habe ich zugungsten meiner Familie und der Firma hier alles schleifen lassen. Erst dachte ich an eine Schließung dieses Blogs, aber dann viel mir ein das ich im iButler.me – FirmenBlog nicht über alles schreiben kann. Es handelt sich um einen Firmenblog, also bleibt Nuenni.de am Leben.

Zudem ging mir noch folgender Gedanke nicht mehr so richtig aus dem Kopf:

“Hey du schreibst viele technische Artikel im iButler.me – Blog”

Also habe ich mich dazu entschlossen, nach einigen Überlegungen was “Double – Content” angeht. Zusätzlich ausgewählte Artikel auch hier in meinem privaten Nuenni.de – Technikblog zu veröffentlichen.

Wir werden sehen wohin die Reise hingeht, also stay tuned !

Frohes neues Jahr !

6149413639_3ff982d395_b

“Will das Glück nach seinem Sinn, dir was Gutes schenken, sage dank und nimm es hin ohne viel Bedenken.Jede Gabe sei begrüßt,doch vor allen Dingen Das, worum du dich bemühst möge dir gelingen.” Es ist January 01, 2013 at 12:00AM und Ich wünsche all meinen Lesern & Blogger-Kollegen ein Frohes Neues Jahr 2012 !

Das neue MacBook Pro 15,4 Zoll mit Retina Display

Apple_MacBook_Pro_15_4-5a194e71b8e53558

Zum Start der WWDC 2012 geht es um das Mac Book Air mit 11 Zoll. Das kleine wird mit dem neuen Intel Core i5 Chip ausgestattet und endlich gibt es USB 3.0

Die Grafikleistung wurde um 60% gesteigert, zudem wird eine HD Face Time Kamera mit 720p spendiert. Zwar erhält das Mac Book Air kein Retina Display aber es wird wohl 100 $ billiger sein.

Die „alten“ Mac Book’s Pro werden auch kein Retina Display erhalten, dafür gibt es aber Ivy Bridge mit 2,7 GHz i7, dicken 8 GB Arbeitsspeicher und natürlich auch USB 3.0

 

Das neue Mac Book Pro 15,4 Zoll ist um ein Viertel dünner und bekommt ein Retina Display ! (Applaus)

 

Mit bis zu 2,7GHz i7 und max. 16GB Arbeitsspeicher. Und natürlich Face Time HD. Der Akku soll volle 7 Stunden halten und bis zu 30 Tage im Standby Modus *wtf ? Nebenbei hat Apple gleich das Belüftungssystem verbessert, so läuft euer neues MacBook total silencio…

 

Der Preis

 

Der Preis des neuen Mac Book Pro 15,4 Zoll liegt bei: 2199 Dollar

Nebenbei erwähnte Phil Schiller noch, dass die Unterseite des Mac Book Pro viel besser aussehen würde als andre Computer von oben :)

Mountain Lion 10.8 im Detail

mac-os-x-mountain-lion

Das letzte große Update mit Namen Lion ist gerade erst ein Jahr her, schon steht wie erwartet der Nachfolger Mac OS 10.8 mit Codenamen Mountain Lion in den Startlöchern.

Das Update soll im Juli in den Mac App Store für schlanke 15,99 € kommen. Schön an der Sache ist, das ihr nur 1 Update kaufen müsst, auch wenn sich 20 Mac’s in eurem Haushalt befinden, vorausgesetzt alle nutzen die selbe Apple-ID. Wer noch die Mac OS Version 10.6 auf seinem Mac hat, weil er vielleicht unsicher war oder aus anderen Gründe kein Update angestoßen hat.

 

Kann die OS Lion mit der Version 10.7 getrost überspringen und direkt auf OS X Mountain Lion 10.8 upgraden. Es wurden rund 200 Neuerungen für Mountain Lion implementiert. Die interessantesten Änderungen wurden gestern auf der WWDC 2012 in San Francisco gezeigt.

Hier eine kurze Zusammenfassung die Ihr auch auf der hauseigenen Apple Webseite Findern könnt:

 

iCloud

Das neue Mountain Lion erhält eine direkte iCloud-Anbindung. Das ist praktisch, denn so lassen sich Kalender, Adressbuch, eMails, Notizen, Erinnerungen u.v.m. von jedem Mac und jedem iOS-Gerät die mit eurer Apple-ID ausgestattet sind nun voll automatisch synchronisieren.

 

Message, Erinnerungen und Notizen

Einige Informationen sind ja bereits vorab durchgesickert, von daher ist es keine Überraschung mehr. Das Mountain Lion nun auch über das vom iPhone/iPad bekannte iMessage verfügt. Allerdings wird diese Funktion am Mac ab da an  nur „Messages“ heißen, bietet jedoch den vollen Funktionsumfang wie auf euren iDevice’s.

Warum das nicht auch iMessage heißt, ist mir unbekannt. Jedenfalls bleiben die Apps „Erinnerungen & Notizen“ auf dem Mac ihrem Namen treu. Das eine kommt und das andere muss dann natürlich gehen, somit verfällt der altbekannte Notizzettel. Nicht zu vergessen, das durch die iCloud Integration alles auf eurem Mac’s und iDevice’s schön synchron bleibt. So könnt ihr am Mac mit „Messages“ ein Gespräch starten und unterwegs dann nahtlos am iPhone weiterführen. *genial

 

Notification Center

Für mich persönlich ist der Star unter den ganzen Neuerungen das mit iOS5 bereits eingeführter Notification Center. Derzeit nutze ich auf dem Mac eine Growl Variante, es funktioniert, aber eben anders als von mir gewünscht. Aber vielleicht bin ich das NC auch zu sehr von meinen kleineren Äpfeln gewohnt. Das Notification Center kann über ein Statusleisten Symbol ein- und ausgeblendet werden.

 

Diktieren

Ich hatte ja gehofft, das Siri es auch auf den Mac schafft. Aber das kommt vielleicht noch nächstes Jahr, wer weiß. Allerdings kann Mountain Lion nun „zuhören“. Also wie bereits durch unzählige anderen Anwendungen, dürft ihr fortan Texte diktieren.

 

Social Sharing Button

Für alle Social Media Freaks, oder Leute wie mich die gerne an ausgewählte Kreise und nicht gleich an die ganze Welt etwas teilen möchten. (Ja man kann das bei FB & G+ einstellen) Besteht die Möglichkeit wie aus iOS allseits bekannt, Bilder, Dokumente oder andere Dateien über einen kurzen Klickweg an Dienste wie Facebook, Twitter, Vimeo oder Flickr zu senden. Dafür wird der „Teilen-Button“ in der Menüleiste vom derzeit geöffneten Fenster angezeigt.

 

Safari

Ich selber nutze zwar den Safari  Browser nicht, da ich ein Foxy Fan bin. Aber auch hier hat Apple Hand angelegt. Alles soll einfacher, intuitiver und natürlich schneller gehen, das Suchfeld hat ausgedient. Stattdessen wird nun unterschieden ob ihr eine URL oder einen Suchbegriff eingebt, wie beim Chrome-Browser von Google. Natürlich werden auch hier die bekannten Tab’s vom iPhone und iPad sowie die Readerlist via iCloud miteinander synchron gehalten. Ich nutze schon lange „Read it Later“, dann muss ich mal sehen wie sich die Readerlist so schlägt.

 

Game Center

Nun hält auch das Game Center seinen Einzug auf den Mac, ich selber nutze es nicht wirklich. Aber der interessante Aspekt dabei ist, das uns bald die Möglichkeit gegeben wird: iDevice vs. Mac . Also… let the games begin… !

 

AirPlay Mirroring

Darauf habe ich auch gewartet, denn ab Mountain Lion ist es endlich möglich die ArPlay Funktion zu nutzen um so Medieninhalte vom Mac auf die heimische Apple TV Box zu streamen (2. oder 3. Generation). Es geht mit den neuen Mac’s zwar schon direkt per HDMI und bei den alten per Adapter aber wer hat schon gerne ein 3 Meter Kabel vom Fernseher zur Couch liegen. Es soll auch so einfach wie von euren iDevice’s sonst gewohnt sein, per Klick einfach das Bild & Audiosignal vom Mac zum Apple TV übertragen und zwar ohne iTunes Beschränkung.

 

Gatekeeper

Den Gatekeeper würde ich am ehesten für Laien mit der Benutzerkontrolle von Windows vergleichen (teilweise zumindest). Denn damit ist es nach den eigenen Wünschen möglich zu entscheiden, welche Software aus welchen vertrauenswürdigen Quellen auf seinen Mac installiert werden darf. Wer Angst vor Software von Drittherstellern hat, kann so sicher gehen, dass diese nicht „ausversehen“ installiert wird.

 

Twitter und Facebook

Wie in iOS 6 wird die Möglichkeit Inhalte über Facebook und Twitter zu teilen nun vollständig in das Betriebssystem integriert. Es soll schneller und somit auch unkomplizierter sein, mal eben ein Photo aus iPhoto oder eine Website aus Safari per Klick zu teilen (siehe oben Social Sharing Button) Sobald Ihr euch einmal Angemeldet habt, ist das Notification Center wie vom iDevice gewohnt natürlich auch mit von der Partie und zeigt euch aktuelle Statusmeldungen an. Sicherlich könnt ihr das aber nach euren Wünschen einstellen um nicht von den Meldungen überrannt zu werden.

 

Power Nap

Strom ist bekanntlich teuer und wird in Zukunft auch nicht sonderlich billiger werden, daher hat sich Apple etwas Besonderes ausgedacht. Eine Art Dauerstandby für Mac’s um diese nicht aus- und wiederanzuschalten. Die meisten Mac User klappten eh nur den „Deckel“ zu. Wir kennen das bereits von unseren iDevice’s denn ein iPhone oder iPad sind immer im Standby um euch auch schnell zur Verfügung zu stehen.

Das kleine neue MacBook Air ist mit satten 30 Tagen Standbyzeit ausgestattet, das  neue MacBook Pro 15,4 Zoll soll auch in diesem Bereich liegen. Mit Mountain Lion wird während des Ruhezustands regelmäßig eure eMails, Messages, Kalendereinträge etc. abgleichen. So wird diese Ruhephase besser genutzt und beim aufklappen steht euch direkt alles zur Verfügung statt wie bisher.

Habt ihr euer Baby doch mal an die Steckdose gehangen, dann sollen im Hintergrund Backups via Time Maschine und benötigte Softwareupdates eingespielt werden. Diese Funktion ist natürlich nur auf das neue MacBook Pro, sowie die MacBook Air‘s der vorherigen und aktuellen Generation beschränkt. Nur diese qualifizieren sich durch ihre extrem geringe Leistungsaufnahme im Ruhezustand für eine solche Funktion.

 

Kostenlos zu OSX Mountain Lion

Natürlich werden aktuelle MacBook’s  noch mit Lion ausgeliefert, wer ab aktuelle einen Bestellt. Der kann im Juli das Mountain Lion Upgrade kostenlos dazu bekommen.

 

Liveticker für WWDC 2012 (DE)

wwdc-2012

Heute Abend um 19 Uhr startet im schönen San Francisco Apple’s Keynote zur Eröffnung der WWDC (Worldwide Developers Conference)

Es ist unwahrscheinlich das Apple von Haus aus einen eigenen Livestream anbietet, aber da es in den vorherigen WWDC’s keinen gab, geht mal davon aus das es diesmal auch keinen geben wird.

 

 

 

 

Das ist weiter auch nicht schlimm, dank vieler fleißiger Reporter und Blogger die sich derzeit in San Francisco tummeln, gibt es glücklicherweise genügend Liveticker (DE):

Ich selber werde mir die Keynote in Ruhe auf der Zunge zergehen lassen und anschließend über alles Neue hier im Blog berichten.

EM 2012 – es geht los…

581210_427368403964772_419652439_n

Die EM 2012 steht vor der Türe und es geht wieder los mit dem üblichen Flaggenwahnsinn, aber ich finde es gut :)

Offizieller Anpfiff ist am 08. Juni um 18 Uhr mit dem Eröffnungsspiel zwischen Polen und Griechenland in Warschau. In der Vorrunde treffen bereits einige der Top-Teams aufeinander, zu nennen wären da z.B. Spanien gegen Italien, Deutschland gegen Niederlande (Hup Holland Hup) oder Frankreich gegen England. Die ARD und ZDF übertragen alle Spiele der Europameisterschaft 2012 live im Fernsehen.

Unsere Jungs spielen während der Vorrunde in folgenden Städten: Lwiw (Lemberg) & Charkow. Sollte Deutschland als Gruppensieger weiter kommen (davon gehen wir jetzt mal aus), geht es zum Viertelfinale nach Danzig. Werden wir Gruppenzweiter, spielen wir in Warschau und das große Finale findet dann in Kiew am 01.Juli statt.

;

Spiele unserer Nationalmannschaft – Gruppe B

;

Samstag, 09.06.2012: Deutschland – Portugal 20.45 Uhr in Lwiw (ARD)

Mittwoch, 13.06.2012: Niederlande – Deutschland 20.45 Uhr in Charkow (ZDF)

Sonntag, 17.06.2012: Dänemark – Deutschland 20.45 Uhr in Lwiw (ARD)

;

Alle Spiele der Europameisterschaft 2012

;

Freitag, 08.06.2012Gruppe A:

Polen – Griechenland 18.00 Uhr in Warschau (ARD)

Russland – Tschechien 20.45 Uhr in Breslau (ARD)

;

Samstag, 09.06.2012Gruppe B:

Niederlande – Dänemark 18.00 Uhr in Charkow (ARD)

Deutschland – Portugal 20.45 Uhr in Lwiw (ARD)

;

Sonntag, 10.06.2012 - Gruppe C:

Spanien – Italien 18.00 Uhr in Danzig (ZDF)

Irland – Kroatien 20.45 Uhr in Posen (ZDF)

;

Montag, 11.06.2012 - Gruppe D:

Frankreich – England 18.00 Uhr in Donezk (ZDF)

Ukraine – Schweden 20.45 Uhr in Kiew (ZDF)

;

Dienstag, 12.06.2012 - Gruppe A:

Griechenland – Tschechien 18.00 Uhr in Breslau (ARD)

Polen – Russland 20.45 Uhr in Warschau (ARD)

;

Mittwoch, 13.06.2012 - Gruppe B:

Dänemark – Portugal 18.00 Uhr in Lemberg (ZDF)

Niederlande – Deutschland 20.45 Uhr in Charkow (ZDF)

;

Donnerstag, 14.06.2012 - Gruppe C:

Italien – Kroatien 18.00 Uhr in Posen (ARD)

Spanien – Irland 20.45 Uhr in Danzig (ARD)

;

Freitag, 15.06.2012 - Gruppe D:

Ukraine – Frankreich 18.00 Uhr in Kiew (ARD)

Schweden – England 20.45 Uhr in Donezk (ZDF)

;

Samstag, 16.06.2012 - Gruppe A:

Griechenland – Russland 20.45 Uhr in Warschau (ZDF)

Tschechien – Polen 20.45 Uhr in Breslau (ZDF)

;

Sonntag, 17.06.2012 - Gruppe B:

Portugal – Niederlande 20.45 Uhr in Lwiw (ARD)

Dänemark – Deutschland 20.45 Uhr in Charkow (ARD)

Montag, 18.06.2012 - Gruppe C:

Kroatien – Spanien 20.45 Uhr in Danzig (ZDF)

Italien – Irland 20.45 Uhr in Posen (ZDF)

;

Dienstag, 19.06.2012 - Gruppe D:

Schweden – Frankreich 20.45 Uhr in Donezk (ARD)

England – Ukraine 20.45 Uhr in Kiew (ARD)

;

Spiele der Finalrunde

;

Donnerstag, 21.06.2012 - Viertelfinale:

1. Gruppe A – 2. Gruppe B 20.45 Uhr in Warschau

;

Freitag, 22.06.2012 - Viertelfinale:

1. Gruppe B – 2. Gruppe A 20.45 Uhr in Danzig

;

Samstag, 23.06.2012 - Viertelfinale:

1. Gruppe C – 2. Gruppe D 20.45 Uhr in Donezk

;

Sonntag, 24.06.2012 - Viertelfinale:

1. Gruppe D – 2. Gruppe C 20.45 Uhr in Kiew

;

Mittwoch, 27.06.2012 - Halbfinale:

Sieger A1/B2 – Sieger C1/D2 20.45 Uhr in Donezk

;

Donnerstag, 28.06.2012 - Halbfinale:

Sieger B1/A2 – Sieger D1/C2 20.45 Uhr in Warschau

;

Sonntag, 01.07.2012 – Finale

Sieger HF1 – Sieger HF2 20.45 Uhr in Kiew

;

Artikelbild: Some rights reserved by Facebook-unbekannt